Mengenal Procurement management proyek

Apa itu Procurement management Proyek?

Women fist bumping outdoors Free Photo

Tujuan dari Procurement management proyek adalah untuk membangun dan memelihara hubungan dengan vendor barang dan jasa selama siklus hidup proyek. Fungsi unik ini merupakan bagian penting dari manajemen proyek , yang berkaitan dengan pengawasan serangkaian operasi sementara yang ditentukan. Manajemen proyek untuk tujuan pengadaan merupakan bagian penting dari manajemen rantai pasokan.

Proses Perencanaan
Manajemen proyek untuk pengadaan biasanya dibagi menjadi empat proses utama: perencanaan, pemilihan, administrasi dan penutupan pengadaan. Bagian pertama, perencanaan, melibatkan pembuatan rencana pengelolaan pengadaan resmi. Keputusan yang dibuat melibatkan item mana yang akan dibeli secara internal dan item mana yang akan dialihdayakan secara eksternal. Informasi ini, pada gilirannya, akan sangat mempengaruhi anggaran dan ruang lingkup keuangan proyek. Contoh dokumen pengadaan akan disiapkan dan kerangka kriteria akan dikembangkan untuk menentukan vendor potensial. Matriks pemilihan ini didasarkan pada ruang lingkup, jadwal, dan persyaratan proyek. Faktor risiko dan kendala anggaran juga dipertimbangkan.

Proses Seleksi
Proses seleksi melibatkan membandingkan dan membedakan keuntungan, kerugian, dan penawaran kontrak dari vendor. Alat dan teknik standar digunakan untuk memilih pengadaan, seperti konferensi video dengan penawar yang memungkinkan mereka memahami persyaratan proyek dan mengajukan pertanyaan. Kontrak pengadaan diputuskan dan diberikan melalui kolaborasi antara berbagai manajer. Kalender sumber daya kemudian dibuat dengan detail kapan, di mana, dan bagaimana sumber daya akan digunakan dan dikelola. Rencana manajemen proyek yang sesuai disesuaikan dengan pembaruan kalender sumber daya. Proposal dievaluasi dengan cermat dan jika tidak ada tawaran yang memuaskan yang tersedia, tim manajemen proyek dapat menggunakan iklan online untuk meminta penawar baru.

Proses Administrasi
Langkah utama ketiga adalah administrasi, yang mengacu pada alat dan proses yang digunakan untuk mengelola hubungan dengan vendor. Fase administrasi menghasilkan pembuatan dokumen dan spreadsheet pengadaan yang berkelanjutan yang dapat mendorong perubahan proyek. Sistem pemantauan dan kontrol perubahan kontrak yang terpusat akan digunakan untuk mengevaluasi dan menentukan apakah diperlukan perubahan potensial pada kontrak. Ada inspeksi fisik formal, audit internal, dan tinjauan operasi pengadaan untuk menghasilkan laporan kinerja yang disintesiskan yang memberikan umpan balik waktu nyata. Proses administrasi sangatlah penting, jadi biasanya dikelola melalui rantai pasokan atau perangkat lunak manajemen proyek.

Proses Penutupan
Proses penutupan bukan hanya tentang mengakhiri kontrak pengadaan; ini tentang mencatat kelemahan, mendokumentasikan proses yang berhasil dan meringkas proyek untuk kebutuhan masa depan. Beberapa perusahaan lebih suka melakukan audit sederhana menggunakan matriks kinerja untuk menilai keseluruhan proyek. Dokumentasi penting untuk proyek masa depan, yang mungkin melibatkan tim yang sama sekali berbeda di lokasi baru. Selama proses penutupan, negosiasi mungkin diperlukan untuk menyelesaikan perselisihan kontrak. Idealnya, masalah potensial akan dicatat selama proses administrasi untuk memulai proses mediasi lebih awal.

Dalam hal Procurement management proyek, ada fitur dan fungsi standar. Misalnya, sebagian besar perusahaan lebih suka menggunakan lebih sedikit pemasok dengan hubungan jangka panjang daripada menggunakan sekelompok pemasok untuk saling mengalahkan untuk mendapatkan harga terendah. Membangun dan memelihara hubungan dengan pemasok adalah penting karena hal ini memungkinkan berbagai mitra rantai pasokan dan pemegang saham untuk bekerja sama secara erat dalam kegiatan peningkatan dan koordinasi.

Leave a Comment